Le assistant peut occuper plusieurs fonctions. Chaque fonction peut être répartie entre plusieurs assistants. Vous avez le contrôle sur la constitution de votre équipe et sur les tâches déléguées à chaque assistant. Voici les tâches que nous vous recommandons de déléguer si vous prévoyez que le temps vous manquera :
Gérer le menu pèlerins du système d’inscription
Contacter les pèlerins dont les informations sont manquantes.
Répondre aux demandes d’information des pèlerins.
Saisir les données des formulaires papiers dans le système d’inscription.
Gérer la réception des paiements des pèlerins et les transferts de paiements à l’organisation du Congrès eucharistique international.
Comme vous pouvez le constater, les tâches reliées à l’inscription sont nombreuses. Bien entendu, le temps consacré à celles-ci dépend du nombre de personnes inscrites dans votre territoire.
Pour savoir comment inscrire vos assistants dans le système d’inscription, nous vous invitons à lire l'article Comment compléter les fiches. Notez que les coordonnées des assistants doivent être entrées dans le système d’inscription pour qu’ils puissent recevoir leur code d’accès.
Maintenant que vous êtes plus familier avec le système d’inscription, voici des clarifications pour les différentes fiches que vous devez compléter.
Lorsque vous entrez dans le système d’inscription, vous pouvez accéder à différents modules de gestion. La page d’accueil explique brièvement en quoi chacun consiste. Toutefois, voici quelques détails supplémentaires sur les modules Équipe de travail et Groupe.
Le contenu de ce module est réservé aux membres de l’équipe de travail de votre groupe. Les coordonnées de votre fiche ou celles de vos assistants peuvent être lues par les membres mais demeurent inaccessibles aux pèlerins.
En cliquant sur Équipe de travail, une liste des membres de votre équipe de travail s’affiche. La première fois que vous entrez dans ce module, seul votre nom y figure en tant que chef de groupe. Lorsque vous cliquez sur votre nom, vous entrez dans votre fiche personnelle. Vous devez compléter ou modifier les coordonnées inscrites en appuyant sur le bouton Éditer situé au bas de la fiche. Pour enregistrer les nouvelles données, il est important d’appuyer sur le bouton mise à jour situé au bas de la fiche. Vous pouvez recommencer cette étape chaque fois que vous avez besoin d’ajouter ou de modifier un élément.
Le contenu de ce module est accessible à tous les pèlerins, qu’ils résident ou non au sein du territoire imparti à votre groupe. Les coordonnées que vous inscrivez dans la fiche d’information relative à votre groupe peuvent être lues par tous les internautes. Il est important d’indiquer judicieusement l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et le courriel que vous désirez rendre publiques. Il est primordial d’inscrire ces coordonnées le plus rapidement possible puisque les pèlerins y ont déjà accès.
En cliquant sur Groupe, une fiche d’information relative à votre groupe apparaît à l’écran. La première fois que vous entrez dans ce module, seule votre adresse de courrier électronique y figure. Vous devez compléter ou modifier la fiche en appuyant sur le bouton Éditer, situé en bas de la fiche. Pour enregistrer les nouvelles données, il est important d’appuyer sur le bouton mise à jour situé en bas de la fiche. Vous pourrez recommencer cette étape chaque fois que vous aurez besoin d’ajouter ou de modifier un élément.