Lorsqu’un pèlerin désire annuler son inscription, il est important de vérifier sa situation de paiement. Voici les trois possibilités :

1) Inscription dont vous n’avez pas reçu le paiement.

Vous pouvez désactiver la fiche d’inscription dans le système d’inscription en cliquant sur l’icône représentant une poubelle. Cet icône est situé à la droite du nom du pèlerin, dans le menu « Pèlerins ».

2) Inscription payée que vous n’avez pas encore transférée à l’organisation du CEI.

Vous pouvez rembourser le pèlerin et vous devrez par la suite désactiver sa fiche en utilisant l’icône représentant une poubelle situé à la droite du nom du pèlerin, dans le menu « Pèlerins ».

3) Inscription payée et paiement transféré à l’organisation du CEI.

• Vous devez alors vérifier s’il est possible d’effectuer une substitution d’inscription.
• La substitution d’inscription consiste à remplacer une inscription par une autre du même prix et à l’intérieur du même groupe d’inscription.
• Vous prenez la demande en note. Lorsqu’une nouvelle inscription du même forfait est enregistrée dans votre groupe d’inscription, vous contactez l’organisation du CEI pour faire une demande de substitution officielle, en mentionnant le nom du nouvel inscrit et le nom du pèlerin dont l’inscription est à désactiver.
• L’organisation du CEI vous contacte pour vous confirmer la substitution.
• Vous contactez le pèlerin ayant fait la demande de substitution pour lui confirmer l’annulation de son inscription et convenir avec lui des modalités de remboursement.

L’organisation du Congrès eucharistique international a pris la décision de modifier certains termes afin de permettre une meilleure compréhension des fonctions de chacun. Voici les changements effectués :

• Chef de groupe est remplacé par le terme Représentant local.
• Sous-chef est remplacé par le terme Assistant.
• Groupe, lorsqu’utilisé en lien avec l’inscription, est remplacé par le terme Groupe d’inscription.

Nous vous prions de bien vouloir utiliser ces nouvelles appellations lors de vos communications avec les pèlerins.

Vous devrez effectuer un transfert de paiement à l’organisation à quatre moments précis avant la tenue du Congrès eucharistique international 2008. Voici les dates de ces transferts de paiement:

Pour le Canada 1er octobre 2007 15 janvier 2008 1er mars 2008 1er mai 2008

Pour l’international 15 octobre 2007 15 janvier 2008 15 mars 2008 1er mai 2008

N’oubliez pas que vous devez enregistrer votre transfert de paiement dans le système d’inscription avant de nous le faire parvenir (sous le menu transfert à l’organisation).

Certains groupes d'inscription ont déjà effectué un transfert de paiement. Ceux-ci ont été ou seront traités. À partir de maintenant, nous vous demandons d’éviter autant que possible d’envoyer un paiement en dehors des dates prescrites.

Toutes les inscriptions figurant dans votre groupe deux semaines avant une date de transfert de paiement doivent être acquittées en totalité.

L’organisation accepte trois modes de paiement. Les voici accompagnés de la procédure à suivre pour chacun d’entre eux :

1 – Paiement par chèque tiré d’une banque canadienne

Faire le chèque à l’ordre de : Hospitalité Québec (en fiducie).
Envoyer le chèque à l’adresse suivante :

Hospitalité Québec
580, Grande-Allée Est, Suite 140
Québec (Québec)  G1K 2K2
CANADA

2 – Paiement par mandat poste

Faire le mandat poste à l’ordre de : Hospitalité Québec (en fiducie).
Envoyer le mandat poste à l’adresse suivante :

Hospitalité Québec
580, Grande-Allée Est, Suite 140
Québec (Québec)  G1K 2K2
CANADA

3 – Paiement par transfert bancaire

Nom du compte: Hospitalité Québec "en fiducie"
Nom et adresse de la banque:

Banque de Montréal
500 Grande Allée est
Québec (Québec)  G1R 2J7
CANADA

S.W.I.F.T.: BOFMCAM2
Numéro de compte pour fonds CDN: 00075-001-1209-995