Une fois l’inscription lancée, vous risquez à tout moment de recevoir le paiement de l’un de vos pèlerins. Par conséquent, il est important de vous familiariser le plus rapidement possible avec le module paiement du système d’inscription. Toutes les transactions doivent être inscrites par le biais du système d’inscription. Voici donc comment, en quelques clics, enregistrer la réception ou l’envoi d’un paiement.
À la gauche de l’écran, vous trouverez la liste de tous les pèlerins de votre groupe, le coût total de l’inscription pour chacun d’entre eux ainsi que le solde à payer. À la droite de l’écran se trouve un moteur de recherche qui peut vous aider à trouver facilement un nom en particulier ou à faire une recherche selon des critères spécifiques.
Vous serez alors dans la fiche de paiement du pèlerin en question. Si la personne a déjà effectué un paiement (dans le cas où vous acceptez les multiples versements), vous pourrez alors visualiser l’historique des paiements. Pour entrer un nouveau paiement, remplissez les champ date, mode de paiement et montant. Vous pouvez également, si vous le désirez, ajouter une information dans le champ Note (numéro de chèque ou autre) ou dans le champ Commentaire administratif (date du prochain versement, par exemple). Lorsque vous avez terminé la saisie des données, cliquez sur le bouton Ajouter ce montant au paiement. Dès que cela sera fait, vous verrez le nouveau solde du pèlerin s’afficher à l’écran. Pour retourner à la liste des pèlerins dans le module Paiement, cliquez sur Retour à la liste.
Attention ! Vous devez absolument cliquer sur le bouton Ajouter ce montant au paiement pour que les données soient enregistrées dans le système.
Au moment où vous serez prêt à faire parvenir un paiement à l’organisation.
Lisez attentivement le texte qui vous est présenté. Il vous indique comment procéder pour signaler un envoi de paiement à l’organisation. Cette étape est essentielle et préalable à la confirmation d’inscription officielle de chaque pèlerin. Une liste s’affichera au bas de l’écran. Il s’agit de la liste de tous les pèlerins qui ont acquitté la totalité des frais d’inscription. Tous les noms sont déjà cochés. Par contre, vous avez toujours la possibilité de décocher une case afin d’exclure le paiement d’un pèlerin de votre envoi à l’organisation. Si vous modifiez les cases cochées, vous pouvez recalculer le total des paiements que vous désirez envoyer en cliquant sur le bouton Calculer le total. N’oubliez pas d’indiquer le mode de paiement que vous utiliserez. Lorsque votre sélection est terminée et que le montant que vous désirez envoyer correspond au total inscrit, cliquez sur Envoyer la remise. Les indications concernant les modalités de transmission de votre paiement à l’organisation apparaîtront alors à l’écran.
Attention ! Vous devez envoyer le paiement par le mode de paiement indiqué dans les jours suivants l’enregistrement de la remise.
Ce sous-menu vous permet de visualiser rapidement les dates où vous avez acheminé un paiement à l’organisation, le montant du paiement et le mode de paiement utilisé.
Une fois le paiement encaissé, l’organisation confirmera l’inscription du pèlerin. L’inscription de ce dernier devient dès lors officielle. En cliquant sur ce sous-menu, vous pourrez visualiser la liste des pèlerins de votre groupe dont l’inscription est confirmée par l’organisation.
Sachant que la fonction de chef de groupe peut s’avérer une tâche supplémentaire lourde à porter pour une personne déjà très occupée, nous avons développé un système de travail d’équipe dont nous aimerions vous faire profiter. Vous pouvez, si vous le désirez, vous constituer une équipe de travail. Il vous suffit de nommer le nombre de personnes désiré pour vous assister dans vos fonctions. Ces personnes seront vos assistants.